Document­­certificering

Uw documenten ‘verified’ in
3 heldere stappen

U wilt de wettelijk verplichte verwerkersovereenkomst en/of privacyverklaring op een praktische wijze en leesbare wijze aanbieden aan klanten en andere belanghebbenden. Bent u benieuwd welke stappen er gezet moeten worden om deze privacydocumenten te hanteren die niet enkel aan de wet voldoen, maar ook praktisch en leesbaar zijn? Privacy Verified helpt u hierbij.

Hoe werkt het?

U ontvangt het certificaat en u mag het Privacy Verified logo voeren, als bijvoorbeeld uw verwerkersovereenkomst en/of privacyverklaring AVG-compliant is. Om dit te bereiken zullen wij een verwerkersovereenkomst en/of privacyverklaring voor u opstellen, of uw huidige documenten controleren. Deze documenten zullen wij visualiseren om ze leesbaar en praktisch te maken. Het opstellen of controleren van de documenten is altijd maatwerk. Het wordt afgestemd op uw specifieke organisatie en branche.

1. Opstellen of controleren van documenten

Afhankelijk van het gekozen certificeringsprogramma vindt de inventarisatie op afstand of locatie plaats. Bij elk programma zit een persoonlijke kennismaking inbegrepen. Een van onze privacy juristen neemt contact met u op om de resultaten van de inventarisatie te bespreken, of maakt een afspraak om de inventarisatie met u af te stemmen.

2. Visualiseren van documenten

De tweede stap is het visualiseren van het document. Dit houdt in dat de juridische context voor zover mogelijk beeldend wordt gemaakt zodat het voor iedere lezer begrijpelijk is op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt en wat de belangrijkste afspraken zijn. Dit maakt het document praktisch en leesbaar, en voorkomt dat belanghebbenden lange juridische teksten moeten doorspitten om te controleren op welke wijze u privacy waarborgt.

3. Certificering

Wanneer het document is opgesteld en gevisualiseerd, vindt de certificering plaats. Door het opnemen van alle vereiste punten in de documenten, en daarmee de werkwijze in de praktijk te vertalen binnen het document, bent u in het bezit van een AVG-compliant document. Binnen dit document nemen wij onze certificering op, zodat wanneer u het document deelt het direct aantoonbaar is dat een externe partij een controle hierop heeft uitgevoerd.

Doorlopende controle

De gecertificeerde documenten worden aangepast n.a.v. relevante wetswijzigingen. Daarnaast vindt na ieder jaar vindt er een korte evaluatie en toetsing plaats en wordt gekeken of er wijzigingen in de werkwijze hebben plaatsgevonden die doorgevoerd moeten worden in de documenten. Indien er tussentijds wijzigingen plaatsvinden, kan dit in overleg altijd doorgevoerd worden.

Wilt u meer weten over Privacy Verified?

Heeft u behoefte aan een AVG toets op maat? Wij komen graag met u in contact om privacy binnen uw organisatie zo goed mogelijk in te richten en te managen. Zo zorgen we samen dat privacy vóór uw organisatie gaat werken, en niet andersom.