Onze cases

Benieuwd naar hoe Privacy Verified onze deelnemers helpt en ontzorgt? Lees hieronder hun verhaal.

D-reizen

“De Privacy Verified certificering biedt een duidelijke belofte aan onze klanten en houdt het bewustzijn van de organisatie hoog.”

D-rt Groep, gevormd door D-reizen en VakantieXperts, is de grootste onafhankelijke consumentenreisorganisatie van Nederland. 1600 medewerkers verspreid over 440 reisbureaus, bedienen jaarlijks rond de vier miljoen klanten. De jarenlange ervaring, kennis en geïnteresseerde houding van de medewerkers van D-rt Groep maakt dat de klant telkens een vakantie boekt die uniek is en helemaal bij hem past. Vakanties worden voor de klant van A tot Z geregeld zodat hij volledig zorgeloos op vakantie gaat.

De organisatie verwerkt veel persoonlijke gegevens en heeft altijd al te maken gehad met privacy-gerelateerde verzoeken: van uitschrijvingen van nieuwsbrieven tot vragen over omgang met betaalgegevens. Vanuit klantvriendelijkheid werd hier altijd zorgvuldig mee omgegaan en voornamelijk security stond hoog op de agenda.

Rond de invoering van de AVG begonnen vragen over privacy en persoonsgegevens echt actueel te worden: hoe streng moeten we omgaan met persoonsgegevens, wat mag wel of niet? In hoeverre moet iets anoniem gebeuren? Privacy Verified heeft hier duidelijkheid over geboden en geholpen om alle vestigingen mee te nemen in de ontwikkelingen en het gevoerde beleid vanuit het hoofdkantoor. De organisatie is daardoor op alle lagen bekend met de juiste omgang met persoonsgegevens.

De certificering kwam niet zomaar tot stand. Al jaren ondersteunt ICTRecht de D-rt Groep op het gebied van privacy door middel van het controleren van beleidsdocumenten en het geven van advies. Een aantal maanden voorafgaand aan de certificering heeft Privacy Verified de organisatie volledig getoetst aan de AVG. Uit deze audit kwamen een aantal kleine verbeterpunten naar voren, welke D-rt Groep in de maanden daarop heeft doorgevoerd.

Om op een structurele manier binnen de organisatie privacy op de kaart te krijgen en processen op orde te krijgen en te houden, werd gewerkt met een handige vinklijst. Dit hielp bij het verkrijgen van inzicht in de status binnen de eigen onderneming op het gebied van privacy.

Na doorvoering van de verbeterpunten heeft Privacy Verified opnieuw een volledige audit uitgevoerd. De doorgevoerde maatregelen die voortvloeiden uit de verbeterpunten zijn beoordeeld, onder meer door een fictieve vakantie te boeken. Hierop volgend zijn aan de hand van de uitgebreide audit de definitieve procedures opgesteld en gedeeld met alle vestigingen. Nu kon D-rt Groep de definitieve certificering in ontvangst nemen.

Door het Privacy Verified certificeringstraject is de informatie richting betrokkenen en personeel volledig duidelijk en in lijn met de interne processen. Zo worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk en alleen ingezet voor legitieme doeleinden. Ook hebben derde partijen die in opdracht van D-rt Groep persoonsgegevens verwerken, een verwerkersovereenkomst gesloten.

“Door de Privacy Verified certificering wordt een duidelijke belofte aan de klanten van D-rt Groep afgegeven. De jaarlijkse her-certificering houdt de organisatie scherp en het bewustzijn hoog.”

Danja Lekkerkerk – Directeur Marketing & E-commerce

E-RetailCom

"The Privacy Verified Certification did not only have a positive effect on our organization and procedures but also on our proposition and results which propelled us to roll-out faster to different European countries and especially to the United States."

E-RetailCom helps organizations with fast and accurate enrichment of customer information to use in the retailer loyalty program to get ahead of the competition.It is fast and efficient mobile driven tool, collects customer information, generates digital membership and can communicate with these customers, all in conjunction with the retailers own loyalty program. “Accelerate” can process large amount of data, which retailers such as Rituals use on a daily basis for their customer loyalty programs.

The reliability of a retail brand and their loyalty programs is very important to their loyal customers, and even more important is how the retailer uses and stores this customer data.

“Accelerate” has a “Privacy Verified Certificate” audited label which proves that your data is secured which is becoming more and more important for today’s retailers and their customers.

An added bonus for the retailers is that the trust and the loyalty of the customers is boosted and the result is a higher conversion and a long lasting relationship with your customer.

E-RetailCom CEO Maarten Cloosterman:

“The Privacy Verified Certification did not only have a positive effect on our organization and procedures but also on our proposition and results which propelled us to roll-out faster to different European countries and especially to the United States. This certification was important to improve the quality of our platform and to really set focus to our inner data handling processes and encryption algorithms. We thank ICTRecht for their guidance in this process because of their support we could speed up the certification!”

Hellos

"Het Privacy Verified traject heeft ons de bevestiging geboden dat we op gebied van privacy onze zaken goed geregeld hebben. Dit biedt ons rust en onze klanten zekerheid."

Hello’s Online is een online registratiesysteem voor gemeenten, zorg- en welzijnsorganisaties die werken met mantelzorgers, vrijwilligers, hulpverleners, maatschappelijk werkers, jongeren- en welzijnswerkers.

Het systeem helpt organisaties met het verbeteren van hun processen en het kan zich aanpassen aan de organisatie in plaats van andersom. Hierdoor kan iedereen met Hello’s werken, van zorgprofessional tot 94-jarige vrijwilliger.

De functionaliteiten zijn breed doordat het systeem zowel toepasbaar is bij de registratie en financiële verantwoording als bij het opstellen van het ondersteunings- en ontwikkelingsplan.

Hello’s is voortgekomen uit de werkvloer, daar waar het gebeurt. Werkende in het sociale domein merkten Michel en Monica dat er nog geen passend systeem op de markt was. Dus ontwikkelden zij met medewerkers van welzijnsorganisaties een veilig, gebruikersvriendelijk en kwalitatief systeem met als doel: makkelijker, sneller en vooral leuker registraties kunnen doen en gelijk de effecten van je werk terugzien.

Binnen Hello’s worden dagelijks grote hoeveelheden persoonlijke gegevens verwerkt. Voor het succes van Hello’s is het essentieel dat gebruikers kunnen vertrouwen op een veilig systeem. Hello’s is vanaf de start hierop ingericht, maar vond het minstens zo belangrijk om door een onafhankelijke partij te laten toetsen of Hello’s inderdaad de gegevens van zijn klanten goed waarborgt.

Het Privacy Verified traject heeft ervoor gezorgd dat de processen en procedures nog scherper zijn neergezet en de kennis op gebied van privacy nog verder is vergroot. Daarnaast gaf de certificering de bevestiging dat Hello’s de processen in de basis goed had ingericht, wat rust in de organisatie geeft.

Hello’s is het enige registratiesysteem in het sociale domein met een Privacy Verified certificering en bewijst ook hiermee dat Hello’s verder gaat dan zijn concurrenten.

Michel Veenstra, Directeur Sociaal Zijn:

“Het Privacy Verified traject heeft ons de bevestiging geboden dat we op gebied van privacy onze zaken goed geregeld hebben. Dit biedt ons rust en onze klanten zekerheid.  De specialisten van Privacy Verified fungeerden in het traject als inhoudelijke vraagbaak en konden elke keer een oplossing vertalen naar onze situatie.”

Walvi

“Meer dan 10.000 ouders en leerkrachten vertrouwen dagelijks op de diensten van Walvi. Privacy Verified bewijst naar onze gebruikers dat we onze privacy zaken goed hebben geregeld. Ook is onze denkwijze aangescherpt en is privacy een nog prominenter onderdeel van onze processen geworden.”

Walvi is een ouderportaal voor het basisonderwijs. Walvi is gebruiksvriendelijk, veilig en bovendien leuk om te gebruiken. Zo brengt Walvi ouders en scholen dichter bij elkaar en werken ze met de scholen en de ouders samen aan een betere ouderbetrokkenheid.

De afnemers van Walvi zijn schoolbesturen en het basisonderwijs, maar de ouders zijn uiteindelijk de grootste groep gebruikers. Dagelijks wordt Walvi door meer dan 10.000 ouders en leerkrachten gebruikt.

Direct bij oprichting in 2014 had Walvi privacy hoog in het vaandel staan, aangezien er veel persoonlijke gegevens via het ouderportaal wordt verwerkt. De oprichting vond plaats in een periode waarin privacy binnen het onderwijs vaak ter discussie werd gesteld. Walvi is dan ook vanaf de start heel transparant in haar aanpak omtrent privacy geweest. Zo informeerde zij ouders altijd al proactief over hun rechten en werden niet-noodzakelijke gegevens ook niet verzameld.

Toch zocht Walvi een manier om dit ook op een objectieve manier te bevestigen, zowel voor haarzelf als voor de buitenwereld. De wens hiervoor kwam mede tot stand doordat ouders een bevestiging wilden dat Walvi geen commerciële intentie had met de gegevens die zij namens scholen verwerken.

Privacy Verified heeft voor Walvi onder andere de verplichte privacydocumenten aangescherpt. Denk daarbij aan een privacyverklaring, de verwerkersovereenkomst met leveranciers en de gebruiksvoorwaarden richting de ouders die van het ouderportaal gebruik maken. Vervolgens heeft Privacy Verified een audit uitgevoerd op het ouderportaal. Hierbij zijn de kernwaarden uit de AVG getoetst, zoals de noodzakelijkheid van de verwerking van gegevens, privacy by design en – by default en een juiste informatievoorziening.

De uiteindelijke certificering is voor Walvi de bevestiging dat ze haar privacyzaken goed heeft geregeld. De certificering biedt grote meerwaarde voor de organisatie en geeft rust in de bedrijfsvoering. Ook heeft het certificeringstraject gezorgd voor een aangescherpte denkwijze en kennis; iets dat cruciaal is om Privacy by Design niet als een stap in het (begin)proces te zien maar als iets dat continue moet worden toegepast. Zo wordt het onderdeel van de bewustwording.

Vanuit de gebruikers heeft Walvi veel positieve reacties op de certificering gekregen. Door vertrouwen worden minder vragen over privacy gesteld en zowel Walvi als de aangesloten basisscholen kunnen de vragen die wél gesteld worden eenvoudiger en sneller beantwoorden. Het feit dat de organisatie, processen en voorwaarden door een externe partij zijn getoetst en conform AVG zijn bevonden geeft gebruikers een objectieve bevestiging van de correcte omgang met de persoonsgegevens.

Vic D’Elfant, Oprichter Walvi:

“Meer dan 10.000 ouders en leerkrachten vertrouwen dagelijks op de diensten van Walvi. Privacy Verified bewijst naar onze gebruikers dat we onze privacy zaken goed goed hebben geregeld en de certificering biedt rust in de bedrijfsvoering. Ook is onze denkwijze aangescherpt en is privacy een nog prominenter onderdeel van onze  processen geworden.”

Duwo

“Dankzij het Privacy Verified-certificaat kunnen we al onze 50.000 Nederlandse en internationale studenten in oogopslag laten zien dat we hun privacy serieus nemen en uiterst zorgvuldig met hun persoonsgegevens omspringen.”

Na de Tweede Wereldoorlog heerst ernstige woonschaarste onder studenten. In 1949 richten Enkele TH- professoren daarom de Stichting tot Huisvesting van Studenten der TH op. In 1949 bouwt deze stichting in Delft het eerste studentencomplex van Nederland wat navolging in het hele land vindt. Anno 2020 is de stichting DUWO met ruim 33.000 woningen voor zowel de Nederlandse als buitenlandse student een begrip. DUWO is hiermee de grootste studentenhuisvester van Nederland en biedt studenten betaalbare, veilige en duurzame woningen draagt daarmee bij aan een fijne studententijd.

DUWO is tevens onderdeel van Kences, het in 1999 opgerichte kenniscentrum studentenhuisvesting en samenwerkingsverband van studentenhuisvesters. Samen met Kences speelt ze een voortrekkersrol in de lobby voor studentenhuisvesting in het politieke circuit.

Van oudsher heeft DUWO te maken vraagstukken rondom persoonsgegevens. Bijvoorbeeld vragen van klanten of vraagstukken over de aanlevering van bewijsstukken door huurders, ID-bewijzen mogen zelfs helemaal niet worden bewaard) en het opruimen van bewijsstukken die niet mochten worden bewaard.

DUWO neemt privacy serieus en wil voldoen aan de wet. Dit wil zij ook bij de huurders kunnen aantonen.

Al in 2017 is DUWO in samenwerking met ICTRecht begonnen met het opstellen van een PIA (Privacy Impact Assessment). ICTRecht heeft DUWO hierbij geadviseerd en meegedacht in het proces. Ook is een training gegeven aan de privacy coördinatoren van DUWO. Daarnaast is in 2017 een bewustwordingssessies over privacy voor alle medewerkers gehouden en tot besluit nog een sessie vlak voor de AVG daadwerkelijk van kracht werd. Deze sessies werden voornamelijk geleid door ICTRecht. Daarnaast hebben zij de templates opgesteld voor de verwerkersovereenkomsten en geholpen om verwerkersovereenkomsten en convenanten van andere partijen te beoordelen.

Als resultaat van het Privacy Verified traject worden onder meer alleen de persoonlijke gegevens die daadwerkelijk noodzakelijk zijn opgevraagd en alleen uitgewisseld met partijen waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten. En gegevens worden niet langer bewaard dan verplicht. Om tussentijds te kunnen toetsen en overleggen is het directe contactpersoon bij Privacy Verified een enorme hulp

Doordat DUWO Privacy Verified gecertificeerd is, kan zij direct aan haar huurders laten zien dat alle noodzakelijke processen zijn doorlopen en de privacy geborgd is.

“Dankzij het Privacy Verified-certificaat kunnen we al onze 50.000 Nederlandse en internationale studenten in oogopslag laten zien dat we hun privacy serieus nemen en uiterst zorgvuldig met hun persoonsgegevens omspringen.”

Jolieke Peters – Projectleider ICT

Word deelnemer en kies
de certificering die bij u past

Basic

Onze privacy experts controleren uw website of webshop. Na doorvoeren van eventuele aanpassingen op basis van de AVG, is uw website AVG getoetst en ontvangt u het certificaat.

Extended

Wilt u naast het genereren van de wettelijke documentatie, ook een specifiek proces of product laten toetsen? Dan is Privacy Verified Extended de beste oplossing voor u.

Enterprise

U kiest voor Privacy Verified Enterprise als u uw organisatie wilt toetsen op het gebied van privacy. Na diepgaande controle door onze experts en het doorvoeren van verbeterpunten, ontvangt u de certificering.

Wilt u meer weten over Privacy Verified?

Wij komen graag met u in contact om privacy binnen uw organisatie zo goed mogelijk in te richten en te managen. Zo zorgen we samen dat privacy vóór u gaat werken, en niet andersom.

Deze organisaties gingen u voor